Privacyverklaring
Deze verklaring beschrijft de gegevensverwerking door NN Avenir Customer Support. Zij gaat over het klantenservicedashboard, niet over de aankoopvoorwaarden van de afzonderlijke webwinkels.
Beheer en contact
NN Avenir beheert deze app voor de klantenservice van de aangesloten winkels. Vragen over gegevensgebruik en verzoeken om inzage, correctie of verwijdering kunnen worden gestuurd naar info@novere-label.fr.
Welke gegevens de app verwerkt
Bij een gekoppelde Gmail-mailbox verwerkt de app het mailboxadres, afzenders en ontvangers, onderwerpen, berichtteksten, datum en tijd, gesprek- en berichtidentificaties, labels, gelezenstatus, sterren, concepten en verzonden berichten. Berichtinhoud kan persoonsgegevens bevatten, zoals een naam, adres of bestelnummer.
De app verwerkt daarnaast medewerkeraccounts en toegangsrechten, winkelinstellingen, templates, handtekeningen, taken, notities, retour- en refunddossiers, vertalingen en ingeplande mails. Waar een bestelling wordt opgezocht, worden bijbehorende Shopify-ordergegevens gebruikt voor klantenservice.
Doel en toegang
De gegevens worden gebruikt om klantvragen te behandelen, mail te organiseren en te beantwoorden, berichten te vertalen, afspraken op te volgen en retour- en refunddossiers af te handelen. Bevoegde medewerkers kunnen de berichten en dossiers inzien voor deze werkzaamheden.
Het dashboard is afgeschermd door account-, organisatie- en winkelrechten. Het NN Avenir-beheerdashboard ontvangt de gedeelde operationele dossiers en mailboxsamenvattingen voor bevoegde gebruikers. De app gebruikt Gmail-gegevens niet voor advertenties, verkoop van persoonsgegevens, kredietbeoordeling of het trainen van algemene AI-modellen.
Diensten die gegevens verwerken
Google levert de mailbox en verwerkt de Gmail-handelingen waarvoor toestemming is gegeven. Vercel verzorgt hosting en de AI Gateway. Supabase verzorgt accounttoegang en de gedeelde database. Shopify levert gekoppelde bestelgegevens.
Wanneer een medewerker een vertaling gebruikt, wordt de te vertalen e-mailtekst, inclusief eventuele persoonsgegevens daarin, via Vercel AI Gateway naar OpenAI verstuurd. De vertaling is een ondersteunende functie; gebruik deze niet voor gegevens die niet nodig zijn voor klantenservice.
Volgens de standaardvoorwaarden voor de OpenAI API worden API-gegevens niet gebruikt voor modeltraining zonder expliciete deelname. OpenAI kan inhoud en technische gegevens bewaren voor misbruikcontrole, doorgaans tot 30 dagen, met uitzonderingen zoals wettelijke of veiligheidsverplichtingen. Deze app belooft geen Zero Data Retention. Voor de verwerking door dienstverleners gelden ook hun toepasselijke afspraken en instellingen.
Opslag en bewaartermijnen
E-mails en Gmail-concepten blijven in de gekoppelde Google-mailbox. De app gebruikt tijdelijke server- en browsercaches voor de weergave. Een browsercache voor mailboxgegevens wordt maximaal 15 minuten hergebruikt; dat is geen garantie dat alle gegevens na 15 minuten uit het browsergeheugen zijn verwijderd.
Vertalingen, taken, retour- en refunddossiers, instellingen, geplande mails en wijzigingshistorie kunnen in Supabase worden bewaard. In de huidige app is voor deze records geen automatische algemene verwijdertermijn ingesteld. Gmail loskoppelen verwijdert deze bestaande dossiers, vertalingen en historie niet.
De browser bewaart ook noodzakelijke sessiegegevens, taal- en interfacevoorkeuren en lokaal opgeslagen concepten of instellingen. Gebruik een vertrouwd apparaat en verwijder browsergegevens wanneer je een apparaat overdraagt. Hosting- en beveiligingsdiensten kunnen technische logs verwerken volgens hun eigen instellingen en bewaarbeleid.
Beveiliging en toestemming intrekken
De app gebruikt versleutelde verbindingen. Gmail-vernieuwtokens worden aan de serverzijde versleuteld opgeslagen; het Google-wachtwoord wordt niet in het dashboard opgeslagen. Medewerkers gebruiken persoonlijke accounts en tweestapsverificatie.
Een beheerder kan Gmail in de winkelprofielen loskoppelen. Toegang kan ook worden ingetrokken via de verbindingen met apps van derden in het Google-account. Nieuwe Gmail-toegang stopt dan, maar bestaande kopieën en administratie verdwijnen niet automatisch. Neem voor een verzoek over deze gegevens contact op met de beheerder.
Google Limited Use
Het gebruik en de overdracht van informatie die NN Avenir Customer Support ontvangt via Google-API’s moet voldoen aan de Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten. Gegevens worden uitsluitend verwerkt voor de hierboven beschreven klantenservicefuncties en noodzakelijke beveiligings- of wettelijke doeleinden.